estantería estilo scandi con cosas de oficina

Si tu lugar de trabajo está en casa, es hora de acondicionar un espacio. Trabajar desde casa puede ser una suerte si realmente tenemos una zona de oficina acondicionada y ordenada. Por eso, para tener la oficina bien organizada y decorada te damos algunos consejos sobre cómo archivar documentos correctamente. Conseguiremos tenerlo todo más organizado, y así seremos mucho más eficaces y creativos. Toma nota, y ponte manos a la obra.  

Cómo archivar documentos en 4 pasos

En la oficina todo debe estar bien integrado y ordenado para que así podamos concentrarnos mucho mejor. Organizar documentos es sencillo, si seguimos una serie de pautas.

  1. Busca un sitio para cada cosa. En la oficina, el orden es vital y por tanto debemos asignar un sitio para cada documento. Lo que más usemos abajo, y lo que menos en la parte superior de una estantería, por ejemplo.
  2. Todo con su etiqueta. Si añadimos etiquetas a cada archivador, podremos mantener mejor el orden. Para que no quede una oficina tan aburrida, podemos hacer nuestras propias etiquetas en casa.
  3. Cajas archivadoras. Una vez ya están comprobados y/o pagados, puedes guardar los documentos más recientes (de los últimos 12 meses) en un archivador. Colócalos en una balda accesible desde la mesa, para seguir guardando el año en curso.
  4. Carpetas por temas. Utiliza carpetas para organizar los papeles importantes por temas (colegio, banco, médico, casa…). Si tienen separadores interiores todo queda más ordenado y si son iguales, el resultado es más estético.
  5. Un panel cerca del escritorio. Así podremos añadir notas, y algunos recuerdos con instantáneas que decoren nuestra zona.

Digitaliza los documentos

Aprovecha el acceso a internet para digitalizar algunos documentos, como facturas o recibos. De esta forma, reducimos también el número de papeles en casa y de paso. También podemos crear una copia digital con los documentos que tengamos online, al menos durante un tiempo. Para ello, podemos crear carpetas en el ordenador, por temas, año o hacer una copia de seguridad en un CD.

No es necesario guardar todo

Nos pasa en el armario con la ropa, y parece que también en la oficina. Tan pronto como recibamos una factura por correo ordinario, es mejor desechar el sobre y la publicidad contenga.

¿Cuánto tiempo podemos archivar documentos?

  • Durante un año: Las nóminas y los recibos de suministros basta con guardarlos 12 meses. Si no encontramos alguno, podemos hacer un duplicado.
  • Dos años: Es el tiempo que dura la garantía de muchos productos. Guarda su factura junto con su garantía y las instrucciones.
  • Más tiempo: Guarda las pólizas de seguro hasta que finalice el contrato, y las declaraciones de la renta y otros impuestos hasta 4 años.

Accesorios de papelería para decorar la oficina

Para mejorar la productividad a la hora de trabajar desde casa te recomendamos eliminar todo aquello que nos distraiga. Intenta tener el escritorio lo más despejado posible, y solamente con aquello necesario para trabajar. Por eso, saber cómo archivar los documentos en la oficina es importante. Si tenemos todo organizado será mucho más cómodo trabajar. Podemos añadir materiales de oficina como pequeños lapiceros, bloc de notas, unas flores, y alguna vela. Estos dos últimos accesorios aportan alegría al escritorio y le dan un aspecto mucho más fresco y estiloso.

La iluminación: natural vs artificial

Además de contar con una buena organización de los documentos, debemos tener buena luz. Contar con una buena iluminación es imprescindible para poder trabajar adecuadamente. Es preferible que durante el día podamos tener una luz natural, las máximas horas posibles. Cuando ya se haga de noche y tengamos que seguir trabajando es aconsejable incorporar una buena luz artificial. Lo mejor es que sea siempre luz LED y blanca para no dañar la visión. Podremos elegir entre lámparas de sobremesa para el escritorio de diferentes acabados. Si, por ejemplo, nos gusta el estilo nórdico, podemos apostar por una lámpara en blanco mate, o de madera natural.